A prima vista potrebbe sembrare il solito articolo sul sesso degli angeli: inutile e buono solo per onorare la data di uscita di una news aziendale. Se avete pensato così e non avete voglia di leggere, vi dico subito che è vero.

Perché non sia vero, ma invece ci permetta di “accendere la lampadina”, occorre aver voglia di far mente locale sul processo di preventivazione.

Cominciamo con i quando: quando arriva la richiesta di un preventivo, quando la richiesta viene presa in esame ed inizia la preventivazione vera e propria, quando è richiesta l’eventuale consegna del materiale da preventivare, quando è terminato il preventivo, quando è comunicata l’offerta, quando si riceve la risposta (e quindi, se positiva, l’ordine di lavorazione). Lasciamo perdere le date successive, che esamineremo una prossima volta e che interessano la produzione.

Da queste date si possono ottenere degli interessanti indicatori del funzionamento dell’ufficio preventivi e del comportamento dei nostri clienti. Naturalmente tutte le considerazioni che seguiranno vanno prese come indicazioni di massima, dato che i nostri clienti fanno sempre storia a sé, nessuna azienda è come la nostra, quello che succede a noi non succede mai agli altri (manca l’erba del vicino, che terremo eventualmente per la conclusione del post).

I giorni che intercorrono tra la richiesta dell’offerta e l’inizio della preventivazione ci dicono quanto è carico ed efficiente l’ufficio preventivi. In genere non dovrebbero esserci dei grossi scostamenti, se non legati ad assenze e alla complessità di alcuni preventivi che “fanno da tappo”.

I giorni che intercorrono tra la richiesta dell’offerta e l’eventuale data di consegna ci danno il metro dei nostri clienti e della reattività che dobbiamo avere, o che dobbiamo implementare per soddisfarli.

Il tempo di esecuzione del preventivo vero e proprio (tra le date di inizio e fine della preventivazione) ci indica la rapidità di esecuzione, ed è da confrontare con il tempo impiegato nell’attesa iniziale (due giorni di attesa a fronte di un’ora o di tre giorni di preventivazione  vanno considerati diversamente).

Una volta ricevuta l’offerta quanto tempo impiega il cliente a risponderci? È stato sollecitato a dovere o ci siamo dimenticati di lui? Se quello che ci ha chiesto era da consegnare in tempi ristretti, quando ci dà la risposta?  Quanto tempo viene lasciato alla produzione dell’oggetto preventivato?

Questi sono solo alcuni spunti con cui confrontarsi. Ne sono possibili anche altri (ad esempio quanto tempo passa dall’esecuzione del preventivo alla consegna dell’offerta), ma è meglio partire con poche analisi ben ponderate.

In questa immagine anonimizzata di Azul5 è possibile leggere nelle ultime due colonne i giorni intercorsi dalla richiesta (Rich) e quelli impiegati per l’esecuzione del preventivo (Es). Le caselle vuote corrispondono al valore 0, quindi nell’arco della stessa giornata.

Naturalmente questa è solo una parte delle statistiche disponibili sulle date di preventivi e commesse.